Da li imaš utisak se gušiš u gomili računa, pogrešno popunjenih obrazaca i rokova za PDV koji samo što nisu istekli?
Ili si mozda i pokušao/ka to famozno samostalno vođenje poslovnih knjiga, ali te papirologija počinje ubijati i vrlo brzo si skontao/la da to nije za tebe?
Čujem te i razumem. Samo želiš da radiš svoj posao u kome kidaš. Zar ne?
Često tokom razgovara sa preduzetnicima čujem: “Zar nije lakše raditi sve sam, bez dodatnih troškova?”, ali onda probaju pa vide da to i nije baš tako jednostavno.
Ili još gore, naprave grešku, opeku se i plaćaju državi nepotrebne kazne.
Pa hajde da zajedno vidimo sledeće:
Zašto samostalno vođenje knjiga može biti problem?
Samostalno vođenje poslovnih knjiga je kao upravljanje automobilom na osnovu tutorijala. Možeš da učiš iz YouTube uputstava i voziš sam, ali ako skreneš na pogrešnu traku ili zaboraviš na signalizaciju, brzo se nađeš u problemu.
Promene u zakonima, obrascima i rokovima često su neočekivane kao pešaci na putu.
Kada samostalno vodiš poslovne knjige, sve pada na tvoja pleća, od evidencije troškova, do plaćanja doprinosa.
Jedan mali kiks (kašnjenje sa prijavom, loše klasifikovan račun, propuštena priznata olakšica) može da te košta stotine evra kazni i dodatnog stresa.
A što bi plaćao/la i nervirao/la se ako ne moraš?
Često od novih klijentata čujem ovako nešto: “Mislio sam da štedim kad sam počeo sam da vodim knjige, ali sad mi remeti poslovanje. Svaki dan proveravam mejl da li mi je Poreska poslala opomenu.”
I skroz razumem ovaj momenat.
Ljudi često ne shvate mentalnu težinu koju samostalno vođenje poslovnih knjiga donosi.
Stres koji ide sa svim tim dok ga radiš uz “online tutorijale” i pitaš se da li se negde napravio/la grešku, jednostavno nije vredan.
Niko ne voli da se budi noću od straha da je greškom poslao pogrešan račun ili skroz zaboravio da ga uknjiži (ne daj Bože).
Samostalno vođenje poslovnih knjiga za preduzetnike zahteva posvećenost, a kad posao postane skuplji zbog kazni, pitanje nije više da li želiš da nađeš knjigovođu, već: zašto ga nisi angažovao/la od samom početka..
Koje su najčešće 3 greške pri samostalnom vođenju knjiga?
Često spominjem klijentima nekoliko stvari na koje treba da obrate pažnju kada je vođenje poslovnih knjiga u pitanju:
1. Nepravilna klasifikacija troškova:
To znači da je neki trošak evidentiran u pogrešnu kategoriju, odnosno da nije knjižen onako kako bi trebalo.
Na primer, zamisli da odeš u prodavnicu i kupiš:
- kancelarijski papir,
- monitor,
- kafu za kancelariju.
Ako sve to staviš u istu “fioku”, kasnije više nećeš znati koliko si zaista potrošio na opremu, koliko na kancelarijski materijal, a koliko na kafu ili neke druge troškove firme.
Ili recimo, ako platiš ručak sa poslovnim partnerom, a evidentiraš ga kao redovan trošak poslovanja umesto reprezentacije, i to je pogrešna klasifikacija.
PS. trošak reprezentacije ne može da se koristi neograničeno, tj. može, ali samo 0,5% od prihoda se priznaje kao trošak, sve preko toga ne umanjuje osnovicu za porez. (Ovu informaciju ne možeš ti da znaš kao neko ko je van teme knjigovodstva, zar ne? E zato tu uskačem ja.)
To je nešto što recimo ja kao knjigovođa znam, a nešto na šta ti i ne obratiš pažnju kao neko ko je van teme knjigovodstva. Zar ne?
Nije tvoje da lupaš glavu o tome, to je moj posao. Koji (znam da tebi može da zvuči čudno, ali…) volim. 🙂
2. Kašnjenje sa prijavama i plaćanjima:
Ako kasniš sa Poreskom ili PIO prijavom (recimo za Eko taksu), vrlo verovatno možeš da očekuješ kamate i kazne.
Na primer, poreska kamata teče po dnevnom nivou i zna da “nabije” pozamašan iznos već posle samo nekoliko nedelja kašnjenja.
Dodatno, zakonska zatezna kamata obračunava se na glavni dug, tako da što duže čekaš, to ti skuplje izađe.
Zato je pravovremeno podnošenje prijava najjeftiniji “osiguranje” za tvoj biznis.
A to ćeš najbolje pokriti tako što odmah od starta unajmiš dobrog knjihovođu. Što ti samostalno vođenje poslovnih knjiga ne može omogućiti.
3. Neznanje o promenama u zakonima:
Recimo da bi hteo/la da igraš šah, a ti zapravo igraš mice (trlje) misleći da su ista pravila.
Zakoni se menjaju, nova klasa, druga stopa PDV-a, novi izveštaji… i ako propustiš da se informišeš, brzo ćeš se zaglaviti.
Svaka od ovih grešaka kada je samostalno vođenje poslovnih knjiga u pitanju, može skupo da košta.
Bilo da se to meri vremenom koje sam/a ulažeš u rešavanje problema, ili dodatnim novcem za penale i knjigovodstvene usluge.
Mane samostalnog vođenja poslovnih knjiga su upravo u tim potencijalnim greškama i dodatnom vremenu koje trošiš.
Šta realno možeš da očekuješ od dobrog knjigovođe?
Ovlašćeni knjigovođa je kao kada imaš navigaciju i treba da se snađeš nepoznatom gradu.
Znaćeš tačno gde i kada treba da skreneš, a čak i kada progrešiš isključenje, vrlo brzo i bezbolno će da te re-route-uje na pravi put.
Ukratko, dobijaš mir u glavi.
Dobar knjigovođa prati svaki korak tvog poslovanja: planira poreske obaveze unapred, povezuje izvod iz banke sa fakturama i tu da ukaže na rizike i olakšice.
Vođenje knjiga za preduzetnike mnogo je lakše kada znaš da nisi sam ili sama. Kada imaš nekoga ko prati rokove, razmišlja nekoliko koraka unapred i javi ti se pre nego što problem uopšte nastane.
Samostalno vođenje poslovnih knjiga ti jednostavno ne može to sve omogućiti.
Kako vođenje poslovnih knjiga izgleda kod nas?
Kod nas je cilj da klijent što manje vremena troši na administraciju, a da u svakom trenutku zna gde mu je firma.
Proces počinje već od prvog dana saradnje: Povezujemo automatsko prosleđivanje izvoda iz banke na naš mejl. Klijent fakture dostavlja elektronski (preko aplikacije ili mejlom).
Koristimo ConsentID i elektronsko potpisivanje kako bismo što više procesa završili bez odlaska na šaltere.
Kada klijentu stigne uplata: Izvod iz banke sledećeg dana automatski stiže kod nas. Uplatu evidentiramo i povezujemo sa odgovarajućom fakturom.
Ukoliko primetimo nepravilnost, nedostajuću dokumentaciju ili potencijalni problem, javljamo se klijentu odmah, a ne tek na kraju meseca.
Knjigovodstvo vodimo tokom celog meseca, a ne naknadno:
- Izvode knjižimo svakodnevno.
- Pratimo dostavu ulaznih i izlaznih faktura.
- Podsećamo klijente kada nedostaje dokumentacija.
- Pratimo obaveze i rokove kako ne bi dolazilo do neprijatnih iznenađenja.
Zahvaljujući tome možemo da budemo proaktivni: Na vreme procenjujemo poreske obaveze. Uočavamo potencijalne probleme pre nego što postanu ozbiljni.
Zato naši klijenti imaju jasniju sliku o poslovanju i mogu lakše da planiraju naredne korake.
Automatizacija poslovanja i slanje faktura
Živimo u 21. veku gde su nam mnoge stvari olakšane. Pa tako i knjigovodstvo.
Ovo je benefit koji posebno znači našim klijentima čije je poslovanje najviše online. Programeri, virtuelni asistenti, freelanceri, itd.
Online fakture i sistem za automatsko fakturisanje mogu i tebe kao i naše klijente, osloboditi potrebe da svaki račun šalješ ručno.
Dok ti pijuckaš kafu ujutru, naša softverska rešenja će poslati fakture za izvršene usluge, a automatsko slanje faktura će skratiti tvoj posao.
Sve ide kroz moderne alate.
Detaljan tekst o automatskom slanju faktura možeš pročitati ovde.
Samostalno vođenje poslovnih knjiga ili dobar knjigovođa, šta je najbolje za tvoje poslovanje?
Postoji mnogo videa, kurseva i tekstova koji objašnjavaju kako se izdaje faktura, kako se prijavljuju porezi ili kako funkcioniše poslovanje.
Ali između toga da nešto znaš da uradiš i toga da znaš kada nešto nije u redu postoji velika razlika.
To je kao kada sam servisiraš automobil.
Možeš da promeniš ulje ili zameniš sijalicu. Ali kada se upali lampica za motor, verovatno ćeš ipak otići kod majstora.
Ne zato što nisi sposoban ili sposobna, već zato što znaš da bi jedna pogrešna procena mogla mnogo skuplje da te košta.
Isto je i sa knjigovodstvom.
Dobar knjigovođa nije osoba koja samo evidentira račune i pošalje ti iznos poreza koji treba da platiš.
Dobar knjigovođa prati tvoje poslovanje tokom celog meseca, upozori te kada primeti da nešto nije kako treba i pomogne ti da doneseš odluke koje će dugoročno biti dobre za tvoj biznis.
Zato vođenje poslovnih knjiga za preduzetnike uz dobrog knjigovođu nije trošak koji trebaš da izbegavaš po svaku cenu.
Ti ovde ulažeš u sigurnost, mir i vreme koje možeš da posvetiš poslu koji najbolje znaš da radiš.
Na kraju, zapitaj se sledeće:
Koliko vredi tvoj mir kada znaš da su rokovi ispoštovani, porezi obračunati kako treba i da neko vodi računa o stvarima o kojima ti ne moraš da razmišljaš?
Koliko bi ti značilo da umesto praćenja propisa, čitanja zakona i razmišljanja da li si nešto pogrešio ili pogrešila, možeš da se posvetiš svojim klijentima, porodici ili razvoju svog biznisa?
Možda je upravo sada pravi trenutak da pronađeš knjigovođu kome ćeš verovati. Nekoga ko neće biti samo osoba koja vodi tvoje poslovne knjige, već partner koji će biti uz tebe dok tvoj biznis raste.
Biće mi zadovoljstvo da budem deo tog puta. Zakaži besplatne konsultacije ovde.
Online pozdrav
Aleksandra, diplomirani ekonomista i ovlašćeni računovođa
