Da li i tebe smara ona silna papirologija, komunikacija s knjigovođom i prepiske koje znaju da traju satima?
Pa se onda još potkrade neka greška pa ti sve presedne?
Razumem te… i mnogi moji klijenti mi govore kako im je ovo o čemu danas želim i sa tobom da pričam, donelo najviše olakšanja u poslu i više vremena za bitnije stvari u životu.
Da li si čuo/la za automatsko slanje faktura?
Znaš li da ti to može uštedeti gomilu vremena i papira, a posebno živaca?
Hajde da zajedno uronimo dublje u ovu temu:
Šta je automatsko slanje faktura?
Automatsko slanje faktura je zapravo softversko rešenje koje generiše i prosleđuje račune za usluge i proizvode umesto tebe.
Umesto da svaki račun pišeš i šalješ zasebno, sistem to radi sam prema podacima koje uneseš.
Jednim klikom možeš da definišeš da se fakture automatski šalju mejlom klijentima i tvom knjigovođi ili čak poreskoj upravi (ako se radi o e-fakturi), bez tvoje svakodnevne brige oko toga.
Kao da imaš virtuelnog asistenta koji poslaže sve račune, popuni ih, obezbedi tačnost brojeva i pošalje u sandučiće tvojih klijenata i knjigovođe.
Dakle, automatsko slanje faktura znači da dosta dosadnih administrativnih zadataka odlazi u zaborav, a ti oslobađaš više vremena za važnije stvari.
A što je najbolje, ne moraš da brineš da li ćeš platiti ogromnu kaznu jer nisi provukao/la fakturu iz juna kroz sistem, a sada je već decembar (npr.).
Zašto stari način slanja faktura nije više pouzdan i može napraviti problem?
Ručno fakturisanje je naporno i sklono greškama.
Zamisli to ovako: ručno fakturišeš dokument po dokument, unosiš iznose, paziš da li je avansno ili nije, itd. Jednu jedinu cifru možeš da ukucaš pogrešno i to je odmah problem.
Što vrlo često može stvoriti lančanu reakciju i jedna greška koju ne primetiš može povući i ostale.
A to znači gubitak vremena, potencijalno lošiji odnos s klijentom i, vrlo često, kašnjenje u naplati.
A kašnjenja znače da nemaš kontrolu nad keš-flovom: plaćanja kasne, a ti se preznojavaš oko toga kada će ti i koliki novac leći na račun.
Muke koje nosi stari način fakturisanja
Stari način fakturisanja mnogo više angažuje tvoje vreme.
Svi znamo onu rutinu: napišeš fakturu u Excelu ili Wordu, sačuvaš fajl, otvoriš mejl, zakačiš fajl, pošalješ…
A najjače je kada se desi da napišeš mejl i ono “faktura je u prilogu” i zaboraviš da zakačiš fajl.
Ponekad nastupi “kriza” na kraju meseca kada se setiš da još nijednu fakturu nisi poslao/la. Onda se ceo život pretvori u žurbu i stres: prekopavaš papire i fajlove, panika raste.
Sve to može da se izbegne.
Zato postoji automatsko slanje faktura.
Stari način je kao da se trkaš u kolima s manuelnim menjačem po brdovitom putu, dok je automatsko slanje faktura kao vožnja luksuznim automobilom na autopilotu.
A ko to ne bi želeo, zar ne?
Sve glatko ide, a ti sediš u pozadini sa mnogo više slobodnog vremena s kojim možeš da biraš šta ćeš da radiš.
Šta je opasnost ručnog fakturisanja?
Ručno fakturisanje je nepouzdano jer lako zabrljaš s rokovima ili ciframa.
A takve greške mogu doneti novčanu kaznu, nezadovoljstvo klijenta ili propušteni prihod.
Dokle god biraš da ručno šalješ fajl za fajlom, podložan/na si takvim rizicima.
Stari način VS. automatizacija poslovanja, šta je pouzdanije?
| Stari način slanja faktura | Automatsko slanje faktura |
| Ručno kucanje podataka (brojeva, opisa) iz Word/Excel fajlova. Svaki račun prekopiraš iz šablona i šalješ ga jednom klijentu. Često ponavljaš iste stavke. | Softver automatski generiše račun prema uloženim informacijama (ceni, vremenu, šifri usluge) i šalje ga automatski na e-mail klijenta. Račun se kreira iz šablona koji si jednom podesio/la. |
| Moguće je da neki računi ostanu zaboravljeni ili poslate pogrešnoj osobi. Lako dolazi do dupliranja ili preskakanja jer ti moraš sve pamtiti. | Svaki račun je evidentiran u sistemu i šalje se po unapred definisanoj proceduri. Softver prati da li je račun poslat i naplaćen, pa ništa ne čeka “iza ćoška”. |
| Veća šansa za ljudsku grešku, a greškom možeš napraviti propust, napisati pogrešan PDV ili zaboraviti da fakturišeš paušal. Svaka faktura traži tvoju punu pažnju. | Softver smanjuje greške na minimum jer sam izračunava cifre i popunjava polja. Automatski dodaje sve troškove i PDV tačno prema šifri, pa neće “zaštekati”. |
| Propuštanje rokova i kašnjenje u naplati: ručno slanje čini da fakture često kasne, a ti gubiš novac. | Na vreme stižu podsetnici klijentu za plaćanje ako uplata kasni. Čak i ako neko ne plati odmah, softver prati sve i ti znaš gde šta stoji. |
| Mala transparentnost: teško je uočiti ko je šta platio i da li je sve obračunato. Često ne znaš stanje bez pregledanja gomile papira ili PDF-ova. | Sve je pregledno u realnom vremenu, vidiš koji su računi poslati, pročitani, plaćeni i koji čekaju uplatu. |
Kao što vidiš iz tabele, automatsko slanje faktura je daleko pouzdanije.
Nema zaboravljenih dokumenata, a sve što je nastalo evidentno je u sistemu.
Dok ti stari način i dalje stvara glavobolje: kasniš s naplatom, dodatno dopisuješ klijentima zbog zaboravljenih faktura i gubiš vreme na proveravanje.
S druge strane, automatizovani sistem drži sve pod kontrolom: fakture lete “same u pravom smeru i trenutku”, a ti se ne moraš gnjaviti s tim svakodnevno.
Automatizacija poslovanja: šta realno možeš da očekuješ?
Automatizacija poslovanja zvuči kao komplikovana reč, ali jednostavno znači da račune, izveštaje i druge administrativne zadatke prepuštaš softveru umesto da ih radiš ti.
Šta to zapravo donosi?
Pre svega, štediš sate i sate rada i pretvaraš ih u minute.
Prema nekim istraživanjima, proces fakturisanja se skraćuje i do 70–80%.
Možeš biti produktivniji/ja za oko trećinu uloženog vremena, a troškovi obrade faktura padaju gotovo na pola. To su realna očekivanja: više vremena za posao koji zaista donosi profit.
Automatsko slanje faktura: koji su benefiti?
Automatizacija traži od tebe da se angažuješ jednom, samo na početku, u postavljanju sistema.
Nakon toga, fakture se same kreiraju i šalju, pa ti možeš otići na putovanje, ili se posvetiti drugom poslu.
Više slobodnog vremena:
Umesto da do kasno u noć kucaš brojeve, možeš uživati u kafiću dok računi idu sami na e-mailove klijenata.
Seti se koliko vremena mesečno provedeš samo kucajući iste podatke ili u prepisci s knjigovođom?
E o tome ti pričam, uz automatizaciju to vreme postaje stvarno “tvoje”.
Manje grešaka:
Kada program generiše fakturu, teško je da će pogrešiti ako su podaci u sistemu tačni.
Više nema “škrabanja i prepravki” u Excelu, softver precizno izračunava svaki iznos i PDV.
Prema iskustvima klijenata s kojima radim, firme koje koriste automatizovano slanje faktura plate 90% manje za sve greške koje se obično potkradu ako ih šalješ ručno, tipa duplih unosa ili zaboravljenih stavki.
Jedna studija pokazuje da firme sa automatizovanim fakturama povećaju produktivnost i do 33% i smanjuju troškove obrade čak oko 42%.
Ukratko, manje su ti izgubljene cifre i brojevi, a više tačnih i pravovremenih uplata.
Šta ti još može doneti automatizacija poslovanja?
Pored ovoga, automatizacija donosi i bolje praćenje novca.
Činjenica je da brže dobijena uplata jača keš-flow: prođe manje dana od izrade fakture do njenog plaćanja.
Istraživanja pokazuju da firme koje imaju automatizaciju poslovanja ubrzaju svoj rast i do 60% nego oni koji sve rade manuelno.
Naravno, automatizacija nije bajkovito rešenje i princ na belom konju odmah.
Kao što sam već spomenula, potrebno je vreme da se postavi sistem (softver mora da se konfiguriše po tvojim potrebama), i od tebe se očekuje da postaviš tačne podatke (cenovnik, šifre delatnosti, adrese klijenata).
Ali kad jednom sve postaviš kako treba i pokreneš softver, rezultat je trajan: minimalno tvog angažovanja, a maksimum efikasnosti.
Nije čudo što sve više firmi, pa i onih kod nas, prelazi na online fakture i “cloud” knjigovodstvo.
To sve više postaje standardno online vođenje firme.
Kako automatizovano slanje faktura izgleda u AccountingPlus?
Želim da ti naglasim da je ovo automatsko slanje faktura samo jedan od benefita rada sa nama.
No, kako se ovo ne bi pretvorilo u “hvalite me usta moja”, najbolje da sam/a to otrkiješ na ovom linku ovde i pročitaš review-ove zadovoljnih klijenata.
Kod nas je cilj da klijent što manje vremena troši na administraciju, a da u svakom trenutku zna gde mu je firma.
Proces počinje već od prvog dana saradnje:
- Povezujemo automatsko prosleđivanje izvoda iz banke na naš mejl.
- Klijent fakture dostavlja elektronski (preko aplikacije ili mejlom).
- Koristimo ConsentID i elektronsko potpisivanje kako bismo što više procesa završili bez odlaska na šaltere.
Kada klijentu stigne uplata:
- Izvod iz banke sledećeg dana automatski stiže kod nas.
- Uplatu evidentiramo i povezujemo s odgovarajućom fakturom.
- Ukoliko primetimo nepravilnost, nedostajuću dokumentaciju ili potencijalni problem, javljamo se klijentu odmah, a ne tek na kraju meseca.
Koja je glavna razlika između nas i drugih knjigovodstvenih agencija?
Mi knjigovodstvo vodimo tokom celog meseca, a ne naknadno:
- Izvode knjižimo svakodnevno.
- Pratimo dostavu ulaznih i izlaznih faktura.
- Podsećamo klijente kada nedostaje dokumentacija.
- Pratimo obaveze i rokove kako ne bi dolazilo do neprijatnih iznenađenja.
Zahvaljujući tome možemo da budemo proaktivni.
Na vreme procenjujemo poreske obaveze. Uočavamo potencijalne probleme pre nego što postanu ozbiljni.
Klijenti imaju jasniju sliku o poslovanju i mogu lakše da planiraju naredne korake.
Naš cilj nije samo da evidentiramo ono što se već desilo, već da budemo podrška u donošenju poslovnih odluka i da klijent ima osećaj sigurnosti da je sve pod kontrolom.
Zadovoljstvo klijenata nam je na prvom mestu i to je nešto čime se baš ponosimo.
Retroaktivno vođenje knjiga? Šta znači i da li ti i dalje služi u 21. veku?
Mnogi klijenti su navikli da knjigovođa radi retroaktivno.
Šta to znači?
Prikupi papire, proknjiži ih i saopšti šta je trebalo da se plati na kraju meseca.
Kod nas je proces obrnut:
- dokumentacija stiže tokom meseca,
- izvodi se prate svakodnevno,
- problemi se uočavaju odmah,
- porezi se planiraju unapred,
- klijent ima pregled poslovanja tokom meseca, a ne tek kada bude kasno za reakciju.
To je zapravo prelazak s reaktivnog na proaktivno (automatizovano) knjigovodstvo.
“Ne bavimo se samo knjiženjem prošlosti. Naš posao je da vam na vreme pružimo informacije koje vam pomažu da donosite bolje poslovne odluke.”
Ovaj primer pokazuje kako u praksi izgleda automatizacija poslovanja kod nas u Accounting Plus. A u ovom tekstu imaš nekolikko razloga zašto da odabereš online vođenje knjiga.
Svaki korak je usmeren na to da čim klijent uplati ili dobije fakturu, sve se automatski evidentira i povezuje.
Tako nema šanse da će nam nešto promaknuti. I to je cilj: čim klijent jednom završi administraciju (npr. napravi i dostavi fakturu), više ne mora da misli o tome.
Konkretni saveti za automatsko slanje faktura
Da ovo sve uspešno primeniš u svom poslovanju, evo nekoliko konkretnih saveta:
Prvi savet:
Kvalitetan softver za automatsko slanje faktura
Uloži vreme u kvalitetan softver. Istraži različite programe za online fakturisanje i izaberi onaj koji odgovara tvom tipu biznisa.
Ukoliko odlučiš da radiš s nama, mi ćemo te uputiti u sve, tako da ne moraš na slepo da tumaraš i tražiš.
A često online postoji mnogo nepouzdanih izvora.
To je ulaganje u budućnost tvog poslovanja. Moj savet ti je da ga od starta postaviš kako treba.
Drugi savet:
Organizacija i zašto je toliko bitna?
Budi organizovan/na. Iako mnogo stvari odlazi softveru, ipak je na tebi da odrediš pravila.
Na primer, definiši u kom momentu se šalju fakture. Odmah po završetku posla, ili na kraju meseca, ili pre svega toga.
Postavi rokove plaćanja koje tvoj softver prati. Prati šta sistem javlja; ako nešto nije ispravno popunjeno, odmah ispravi grešku.
Tako ćeš izbeći neprijatna iznenađenja. Kada vodiš računa o tim detaljima sada, znači da će sve dalje ići mnogo lakše.
Treći savet:
Prati svoje poslovanje proaktivno.
Redovno pogledaj izveštaje koje softver nudi, videćeš koliko klijenata je platilo, koliko čeka na uplatu i na osnovu toga planiraj troškove i investicije.
Ovo će ti dati uvid u to kako i koliko tvoja firma raste, te ti dati onaj “boost” koji nam je svima ponekad preko potreban.
Automatizovano slanje faktura neće biti samo alat za oslobađanje vremena, već i tvoj savetnik.
Na taj način postaješ informisaniji/a i spremniji/a za donošenje odluka (znaš hoćeš li morati da podigneš cenu, da paziš na troškove, ili kad planiraš odmor).
Bez ovog koraka, automatsko poslovanje pada u vodu.
Sve ovo je samo bonus, ali neće ti mnogo pomoći ako uz sebe imaš nekvalitetnog knjigovođu koji nije u toku s novitetima i i dalje knjiži i posluje na stari način.
Zato mi je bitno da mi u našoj agenciji pratimo trendove i olakšice kod vođenja knjiga, kao i sve što nam digitalizacija poslovanja donosi.
Ukoliko imaš IT firmu, ili si pak freelancer, virtuelni asistent ili slično, što znači da si već dobro upoznat/a sa online poslovanjem i potreban ti je knjigovođa koji se razume u isto i sve obavlja/završava online – biće mi zadovoljstvo da te podržim.
Zakaži besplatne konsultacije ovde.
Pozivam te da isprobaš ovakvo rešenje. Sigurno si do sada mnogo vremena gubio/la na repetitivne administrativne zadatke…
Možda je vreme da to promeniš?
Uz prave alate i malo pomoći kvalitetnog knjigovođe, otkrićeš da je online vođenje firme potpuno dostižno.
Još jednom te pozivam da zakažeš svoju konsultaciju ovde.
Online pozdrav,
Aleksandra, diplomirani ekonomista i ovlašćeni računovođa
